Каталог расширений

Популярные теги

3gp       avi       fb2       jpg       mp3       pdf      

Главная » Разное » Как сжать экселевский файл

Как сжать экселевский файл


Как уменьшить размер Excel файла

При работе в Экселе некоторые таблицы достигают довольно внушительного размера. Это приводит к тому, что размер документа увеличивается, иногда достигая даже десятка мегабайт и более. Увеличение веса книги Excel приводит не только к увеличению занимаемого им места на жестком диске, но, что ещё более важно, к замедлению скорости выполнения различных действий и процессов в ней. Попросту говоря, при работе с таким документом программа Excel начинает тормозить. Поэтому актуальным становится вопрос оптимизации и сокращения размеров подобных книг. Давайте разберемся, как можно уменьшить размер файла в Экселе.

Процедура уменьшения размера книги

Оптимизировать разросшийся файл следует сразу по нескольким направлениям. Многие пользователи не догадываются, но зачастую книга Excel содержит много ненужной информации. Когда файл небольшой на это никто особого внимания не обращает, но если документ стал громоздким, нужно оптимизировать его по всем возможным параметрам.

Способ 1: уменьшение рабочего диапазона

Рабочий диапазон – это та область, действия в которой запоминает Excel. При пересчете документа программа пересчитывает все ячейки рабочей области. Но она не всегда соответствует тому диапазону, в котором действительно работает пользователь. Например, нечаянно поставленный пробел далеко внизу от таблицы расширит размер рабочего диапазона до того элемента, где этот пробел находится. Получается, что Эксель при пересчете каждый раз будет обрабатывать кучу пустых ячеек. Посмотрим, как можно устранить данную проблему на примере конкретной таблицы.

  1. Вначале взглянем на её вес перед оптимизацией, чтобы сравнить каковым он будет после выполнения процедуры. Это можно сделать, переместившись во вкладку «Файл». Переходим в раздел «Сведения». В правой части открывшегося окна указаны основные свойства книги. Первым же пунктом свойств является размер документа. Как видим, в нашем случае он составляет 56,5 килобайт.

  2. Прежде всего, следует выяснить, насколько реальная рабочая область листа отличается от той, которая действительно нужна пользователю. Это сделать довольно просто. Становимся в любую ячейку таблицы и набираем комбинацию клавиш Ctrl+End. Excel тут же перемещается к последней ячейке, которую программа считает конечным элементом рабочей области. Как видим, в конкретно нашем случае это строка 913383. Учитывая то, что реально таблица занимает только шесть первых строк, можно констатировать факт, что 913377 строчек являются, по сути, бесполезным грузом, который не только увеличивает размер файла, но, из-за постоянного пересчета всего диапазона программой при выполнении любого действия, приводит к замедлению работы над документом.

    Конечно, в реальности такой большой разрыв между фактическим рабочим диапазоном и тем, который за него принимает Excel, бывает довольно редко, и мы взяли такое большое количество строк для наглядности. Хотя, иногда бывают даже случаи, когда рабочей областью считается вся площадь листа.

  3. Для того, чтобы устранить эту проблему, нужно удалить все строки, начиная от первой пустой и до самого конца листа. Для этого выделяем первую ячейку, которая находится сразу же под таблицей, и набираем сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз.

  4. Как видим, после этого были выделены все элементы первого столбца, начиная от указанной ячейки и до конца таблицы. Затем щелкаем по содержимому правой кнопкой мыши. В открывшемся контекстном меню выбираем пункт «Удалить».

    Многие пользователи пытаются произвести удаление, нажав на кнопку Delete на клавиатуре, но это не правильно. Данное действие очищает содержимое ячеек, но не удаляет их сами. Поэтому в нашем случае оно не поможет.

  5. После того, как мы выбрали пункт «Удалить…» в контекстном меню, открывается небольшое окошко удаления ячеек. Выставляем в нем переключатель в позицию «Строку» и щелкаем по кнопке «OK».

  6. Все строки выделенного диапазона были удалены. Обязательно пересохраняем книгу, нажав на иконку дискеты в левом верхнем углу окна.

  7. Теперь посмотрим, как это нам помогло. Выделяем любую ячейку таблицы и набираем сочетание клавиш Ctrl+End. Как видим, Excel выделил последнюю ячейку таблицы, а это значит, что именно она теперь является последним элементом рабочей области листа.

  8. Теперь перемещаемся в раздел «Сведения» вкладки «Файл», чтобы узнать насколько сократился вес нашего документа. Как видим, он теперь составляет 32,5 Кбайт. Напомним, что до проведения процедуры оптимизации его размер составлял 56,5 Кб. Таким образом, он был уменьшен более чем в 1,7 раза. Но в данном случае главным достижением является даже не сокращение веса файла, а то, что теперь программа освобождена от пересчета фактически незадействованного диапазона, что существенно повысит скорость обработки документа.

Если в книге несколько листов, с которыми вы работаете, нужно провести подобную процедуру с каждым из них. Это позволит ещё больше уменьшить размер документа.

Способ 2: устранение избыточного форматирования

Ещё одним важным фактором, который делает документ Excel более тяжелым, является избыточное форматирование. Сюда можно отнести применение различных видов шрифтов, границ, числовых форматов, но в первую очередь это касается заливки ячеек различными цветами. Так что перед тем, как дополнительно отформатировать файл, нужно дважды подумать, а обязательно ли стоит это делать или без данной процедуры можно легко обойтись.

Особенно это касается книг, содержащих большое количество информации, которые сами по себе уже имеют немалый размер. Добавление форматирования в книгу может увеличить её вес даже в несколько раз. Поэтому нужно выбрать «золотую» середину между наглядностью представления информации в документе и размером файла, применять форматирование только там, где оно действительно необходимо.

Ещё одним фактором, связанным с форматированием, утяжеляющим вес, является то, что некоторые пользователи предпочитают отформатировать ячейки «с запасом». То есть, они форматируют не только саму таблицу, но и диапазон, который находится под ней, иногда даже до конца листа, с расчетом на то, что, когда в таблицу будут добавляться новые строки, не нужно будет каждый раз форматировать их снова.

Но неизвестно, когда именно будут добавляться новые строки и как много их добавится, а таким предварительным форматированием вы утяжелите файл уже прямо сейчас, что отрицательно также скажется и на скорости работы с данным документом. Поэтому, если вы и применили форматирование к пустым ячейкам, не входящим в таблицу, то его обязательно следует убрать.

  1. Прежде всего, нужно выделить все ячейки, которые расположены ниже диапазона с данными. Для этого кликаем по номеру первой пустой строки на вертикальной панели координат. Выделяется вся строчка. После этого применяем уже знакомую нам комбинацию горячих клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз.

  2. После этого весь диапазон строк ниже части таблицы, заполненной данными, будит выделен. Находясь во вкладке «Главная» кликаем по значку «Очистить», который расположен на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Открывается небольшое меню. Выбираем в нем позицию «Очистить форматы».

  3. После этого действия во всех ячейках выделенного диапазона форматирование будет удалено.

  4. Таким же образом можно удалить ненужное форматирование в самой таблице. Для этого выделяем отдельные ячейки или диапазон, в котором считаем форматирование минимально полезным, нажимаем на кнопку «Очистить» на ленте и из списка выбираем пункт «Очистить форматы».

  5. Как видим, форматирование в выделенном диапазоне таблицы было полностью удалено.

  6. После этого возвращаем данному диапазону некоторые элементы форматирования, которые считаем уместными: границы, числовые форматы и т.д.

Вышеописанные действия помогут существенно уменьшить размер книги Excel и ускорить работу в ней. Но лучше изначально использовать форматирование только там, где оно по-настоящему уместно и необходимо, чем потом тратить время на оптимизацию документа.

Урок: Форматирование таблиц в Экселе

Способ 3: удаление ссылок

В некоторых документах очень большое количество ссылок, откуда подтягиваются значения. Это тоже может серьезно тормозить скорость работы в них. Особенно сильно на этот показать влияют внешние ссылки на другие книги, хотя и внутренние ссылки тоже негативно отражаются на быстродействии. Если источник, откуда ссылка берет информацию, не является постоянно обновляемым, то есть, смысл заменить ссылочные адреса в ячейках на обычные значения. Это способно увеличить скорость работы с документом. Посмотреть, ссылка или значение находится в конкретной ячейке, можно в строке формул после выделения элемента.

  1. Выделяем область, в которой содержатся ссылки. Находясь во вкладке «Главная», щелкаем по кнопке «Копировать» которая расположена на ленте в группе настроек «Буфер обмена».

    В качестве альтернативы после выделения диапазона можно использовать сочетание горячих клавиш Ctrl+C.

  2. После того, как скопировали данные, не снимаем выделения с области, а кликаем по ней правой кнопкой мыши. Производится запуск контекстного меню. В нем в блоке «Параметры вставки» нужно произвести щелчок по значку «Значения». Он имеет вид пиктограммы с изображенными цифрами.

  3. После этого все ссылки в выделенной области будут заменены статистическими значениями.

Но нужно помнить, что этот вариант оптимизации книги Excel не всегда приемлем. Его можно применять только тогда, когда данные из первоисточника не являются динамическими, то есть, не изменятся со временем.

Способ 4: изменения формата

Ещё одним способом существенно сократить размер файла является изменение его формата. Этот способ, наверное, больше всех остальных помогает сжать книгу, хотя и выше представленными вариантами тоже нужно пользоваться в комплексе.

В Экселе существуют несколько «родных» форматов файлов – xls, xlsx, xlsm, xlsb. Формат xls являлся базовым расширением для программы версии Excel 2003 и ранее. Он является уже устаревшим, но, тем не мене, многими пользователями продолжает до сих пор применяться. К тому же, бывают случаи, когда приходится возвращаться к работе со старыми файлами, которые были созданы много лет назад ещё во времена отсутствия современных форматов. Не говоря уже о том, что с книгами с данным расширением работают многие сторонние программы, которые не умеют обрабатывать более поздние варианты документов Excel.

Нужно отметить, что книга с расширением xls имеет гораздо больший размер, чем современный её аналог формата xlsx, который в нынешнее время Эксель использует, как главный. В первую очередь, это связано с тем, что файлы xlsx, по сути, являются сжатыми архивами. Поэтому, если вы используете расширение xls, но желаете уменьшить вес книги, то это можно сделать просто пересохранив её в формате xlsx.

  1. Для конвертирования документа из формата xls в формат xlsx переходим во вкладку «Файл».

  2. В открывшемся окне сразу обращаем внимание на раздел «Сведения», где указано, что в настоящее время вес документа составляет 40 Кбайт. Далее щелкаем по наименованию «Сохранить как…».

  3. Открывается окно сохранения. При желании можно перейти в нем в новую директорию, но большинству пользователей удобнее хранить новый документ там же, где и исходник. Наименование книги при желании можно сменить в поле «Имя файла», хотя и не обязательно. Самым важным в данной процедуре является выставить в поле «Тип файла» значение «Книга Excel (.xlsx)». После этого можно жать на кнопку «OK» в нижней части окна.

  4. После того, как сохранение произведено, перейдем в раздел «Сведения» вкладки «Файл», чтобы посмотреть, насколько уменьшился вес. Как видим, он теперь составляет 13,5 Кбайт против 40 Кбайт до проведения процедуры конвертирования. То есть, одно только сохранение в современном формате позволило сжать книгу почти в три раза.

Кроме того, в Экселе существует ещё один современный формат xlsb или двоичная книга. В нем документ сохраняется в бинарной кодировке. Эти файлы весят ещё меньше, чем книги в формате xlsx. К тому же, язык, на котором они записаны, ближе всего для программы Excel. Поэтому она работает с такими книгами быстрее, чем с любым другим расширением. При этом книга указанного формата по функциональности и возможностям применения различных инструментов (форматирование, функции, графики и т.д.) ни в чем не уступает формату xlsx и превосходит формат xls.

Основная причина, почему xlsb не стал форматом по умолчанию в Excel, заключается в том, что с ним практически не умеют работать сторонние программы. Например, если вам нужно будет экспортировать информацию из Excel в программу 1C, то это можно будет сделать с документами xlsx или xls, но не с xlsb. Но, если вы не планируете перенос данных ни в какую-то стороннюю программу, то смело можете сохранять документ в формате xlsb. Это позволит вам уменьшить размер документа и увеличит скорость работы в нем.

Процедура сохранения файла в расширении xlsb аналогична той, какую мы проделывали для расширения xlsx. Во вкладке «Файл» кликаем по пункту «Сохранить как…». В открывшемся окне сохранения в поле «Тип файла» нужно выбрать вариант «Двоичная книга Excel (*.xlsb)». Затем щелкаем по кнопке «Сохранить».

Смотрим на вес документа в разделе «Сведения». Как видим, он уменьшился ещё больше и теперь составляет всего 11,6 Кбайт.

Подводя общие итоги, можно сказать, что если вы работает с файлом в формате xls, то наиболее эффективным способом уменьшить его размер является пересохранение в современных форматах xlsx или xlsb. Если же вы уже используете данные расширения файлов, то для уменьшения их веса следует правильно настроить рабочую область, убрать избыточное форматирование и ненужные ссылки. Наибольшую отдачу вы получите, если произведете все эти действия в комплексе, а не ограничитесь только одним вариантом.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Помогла ли вам эта статья?
ДА НЕТ

Уменьшение размера файлов в электронных таблицах Excel

Сохранение электронной таблицы в формате двоичной (XLSB)

Вы можете уменьшить размер файла, сохранив электронную таблицу как двоичную книгу (XLSB) вместо формата по умолчанию (. xslx). Формат по умолчанию основан на XML, что важно, если вы используете данные в сторонних программах, так как XML — это открытый стандарт. Тем не менее, в большинстве целей двоичный формат достаточно для сохранения в файле меньшего размера.

  1. Выберите файл > Параметры > сохранить.

  2. В разделе Сохранение книгв списке сохранять файлы в следующем формате выберите вариант Двоичная книга Excel.

Этот параметр устанавливает двоичный формат по умолчанию. Если вы хотите сохранить книгу Excel по умолчанию (XLSX), но сохранить текущий файл как двоичный, выберите параметр в диалоговом окне Сохранить как. 

Примечание: Если файл находится в библиотеке SharePoint, параметр Сохранить как может не отображаться. Если это так, вы можете сохранить копию на локальном диске, сохранить ее в виде двоичного файла, а затем заменить исходный файл на новый двоичный.

  1. Перейдите в раздел файл > Сохранить как, а затем, если файл сохраняется в первый раз, выберите расположение.

  2. В списке типов файлов выберите пункт Двоичная книга Excel (*. xlsb).

Сохранение электронной таблицы в формате двоичной (XLSB)

Вы можете уменьшить размер файла, сохранив электронную таблицу как двоичную книгу (XLSB) вместо формата по умолчанию (. xslx). Формат по умолчанию основан на XML, что важно, если вы используете данные в сторонних программах, так как XML — это открытый стандарт. Тем не менее, в большинстве целей двоичный формат достаточно для сохранения в файле меньшего размера.

  1. Выберите файл > Параметры > сохранить.

  2. В разделе Сохранение книгв списке сохранять файлы в следующем формате выберите вариант Двоичная книга Excel.

Этот параметр устанавливает двоичный формат по умолчанию.

Если вы хотите сохранить книгу Excel по умолчанию (XLSX), но сохранить текущий файл как двоичный, выберите параметр в диалоговом окне Сохранить как.

  1. Выберите Файл > Сохранить как.

  2. В списке Тип файла выберите пункт Двоичная книга Excel (*. xlsb).

Как уменьшить размер файла и ускорить его

Если в один прекрасный момент вы осознаете, что ваш основной рабочий файл в Excel разбух до нескольких десятков мегабайт и во время открытия файла можно смело успеть налить себе кофе, то попробуйте пробежаться по описанным ниже пунктам - возможно один или несколько из них укоротят вашего "переростка" до вменяемых размеров и разгонят его "тормоза" :)

Проблема 1. Используемый диапазон листа больше, чем нужно

Если ваша таблица занимает 5 на 5 ячеек, то это отнюдь не означает, что Excel запоминает при сохранении этого файла только 25 ячеек с данными. Если вы в прошлом использовали какие-либо ячейки на этом листе, то они автоматически включаются в используемый диапазон (так называемый Used Range), который и запоминается при сохранении книги. Проблема в том, что при очистке используемых ячеек Excel далеко не всегда автоматически исключает их из используемого диапазона, т.е. начинает запоминать в файле больше данных, чем реально имеется. 

Проверить это просто – нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+End и посмотрите куда переместится активная ячейка. Если она прыгнет на фактическую последнюю ячейку с данными на листе – отлично. А если вдруг ускачет сильно правее и/или ниже "в пустоту" – дело плохо: все эти ненужные пустые ячейки Excel тоже запоминает внутри файла.

Лечится это, тем не менее, достаточно легко:

  1. Выделите первую пустую строку под вашей таблицей
  2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз – выделятся все пустые строки до конца листа.
  3. Удалите их, нажав на клавиатуре Ctrl+знак минус или выбрав на вкладке Главная – Удалить – Удалить строки с листа (Home – Delete – Delete rows).
  4. Повторите то же самое со столбцами.
  5. Повторите все вышеописанные процедуры на каждом листе, где при нажатии на Ctrl+End активная ячейка перемещается не на фактическую последнюю ячейку с данными а "в пустоту" ниже и/или правее.
  6. Сохраните файл (обязательно, иначе изменения не вступят в силу!)

Если в вашей книге очень много таких листов, то проще, наверное, использовать короткий макрос.

Проблема 2. Используется старый формат XLS вместо новых XLSX, XLSM и XLSB

Много лет и версий подряд еще с начала девяностых в Excel был один формат файлов - XLS. Это, конечно, убирало проблемы совместимости, но, сам по себе, этот формат давно устарел и имел много неприятных недостатков (большой размер, непрозрачность внутренней структуры данных, легкую повреждаемость и т.д.)

Начиная с верии Excel 2007 Microsoft ввела новые форматы сохранения файлов, использование которых заметно облегчает жизнь и - ваши файлы: 

  • XLSX - по сути является зазипованным XML. Размер файлов в таком формате по сравнению с Excel 2003 меньше, в среднем, в 5-7 раз.
  • XLSM - то же самое, но с поддержкой макросов.
  • XLSB - двоичный формат, т.е. по сути - что-то вроде скомпилированного XML. Обычно в 1.5-2 раза меньше, чем XLSX. Единственный минус: нет совместимости с другими приложениями кроме Excel, но зато  размер - минимален.
Вывод: всегда и везде, где можно, переходите от старого формата XLS (возможно, доставшегося вам "по наследству" от предыдущих сотрудников) к новым форматам.

Проблема 3. Избыточное форматирование

Сложное многоцветное форматирование, само-собой, негативно отражается на размере вашего файла. А условное форматирование еще и ощутимо замедляет его работу, т.к. заставляет Excel пересчитывать условия и обновлять форматирование при каждом чихе.

Оставьте только самое необходимое, не изощряйтесь. Особенно в тех таблицах, которые кроме вас никто не видит. Для удаления только форматов (без потери содержимого!) выделите ячейки и выберите в выпадающем списке Очистить - Очистить форматы (Clear - Clear Formats) на вкладке Главная (Home):

Особенно "загружают" файл отформатированные целиком строки и столбцы. Т.к. размер листа в последних версиях Excel сильно увеличен (>1 млн. строк и >16 тыс. столбцов), то для запоминания и обрабоки подобного форматирования нужно много ресурсов. В Excel 2013-2016, кстати, появилась надстройка Inquire, которая содержит инструмент для быстрого избавления от подобных излишеств - кнопку Удалить избыточное форматирование (Clean Excess Cell Formatting):

Она мгновенно удаляет все излишнее форматирование до конца листа, оставляя его только внутри ваших таблиц и никак не повреждая ваши данные. Причем может это сделать даже для всех листов книги сразу.

Если вы не видите у себя в интерфейсе вкладку Inquire, то ее необходимо подключить на вкладке Разработчик - Надстройки COM (Developer - COM Addins).

Проблема 4. Ненужные макросы и формы на VBA

Большие макросы на Visual Basic и особенно пользовательские формы с внедренной графикой могут весьма заметно утяжелять вашу книгу. Для удаления:

  1. нажмите Alt+F11, чтобы войти в редактор Visual Basic
  2. найдите окно Project Explorer’а (если его не видно, то выберите в меню View - Project Explorer)
  3. удалите все модули и все формы (правой кнопкой мыши - Remove - дальше в окне с вопросом о экспорте перед удалением - No):

Также код может содержаться в модулях листов - проверьте их тоже. Также можно просто сохранить файл в формате XLSX без поддержки макросов - все макросы и формы умрут автоматически. Также можно воспользоваться инструментом Очистить книгу от макросов из надстройки PLEX.

Проблема 5. Именованные диапазоны

Если в вашем файле используются именованные диапазоны (особенно с формулами, динамические или получаемые при фильтрации), то имеет смысл от них отказаться в пользу экономии размера книги. Посмотреть список имеющихся диапазонов можно нажав Ctrl+F3 или открыв окно Диспетчера имен (Name Manager) на вкладке Формулы (Formulas):

Также вычищайте именованные диапазоны с ошибками (их можно быстро отобрать с помощью кнопки Фильтр в правом верхнем углу этого окна) - они вам точно не пригодятся.

Проблема 6. Фотографии высокого разрешения и невидимые автофигуры

Если речь идет о фотографиях, добавленных в книгу (особенно когда их много, например в каталоге продукции), то они, само-собой, увеличивают размер файла. Советую сжимать их, уменьшая разрешение до 96-150 точек на дюйм. На экране по качеству это совершенно не чувствуется, а размер файла уменьшает в разы. Для сжатия воспользуйтесь кнопкой Сжать рисунки (Compress pictures) на вкладке Формат (Format):

Кроме видимых картинок на листе могут содержаться и невидимые изображения (рисунки, фотографии, автофигуры). Чтобы увидеть их, выделите любую картинку и на вкладке Формат (Format) нажмите кнопку Область выделения (Selection Pane).

Для удаления вообще всех графических объектов на текущем листе можно использовать простой макрос: 

Sub Delete_All_Pictures()
 'макрос для удаления всех картинок на текущем листе
 
 Dim objPic As Shape
 
 For Each objPic In ActiveSheet.Shapes
 objPic.Delete
 Next objPic
 
 End Sub

Проблема 7. Исходные данные сводных таблиц

По-умолчанию Excel сохраняет данные для расчета сводной таблицы (pivot cache) внутри файла. Можно отказаться от этой возможности, заметно сократив размер файла, но увеличив время на обновление сводной при следующем открытии книги. Щелкните правой кнопкой мыши по сводной таблице и выберите команду Свойства таблицы (Pivot Table Properties) - вкладка Данные (Data) - снять флажок Сохранять исходные данные вместе с файлом (Save source data with file):


Если у вас несколько сводных таблиц на основе одного диапазона данных, то сократить размер файла здорово помогает метод, когда все сводные таблицы после первой строятся на основе уже созданного для первой таблицы кэша. В Excel 2000-2003 это делается выбором переключателя на первом шаге Мастера сводных таблиц при построении:

В Excel 2007-2016 кнопку Мастера сводных таблиц нужно добавлять на панель вручную - на ленте такой команды нет. Для этого щелкните по панели быстрого доступа правой кнопкой мыши и выберите Настройка панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar) и затем найдите в полном списке команд кнопку Мастер сводных таблиц (PivotTable and PivotChart Wizard):

Проблема 8. Журнал изменений (логи) в файле с общим доступом

Если в вашем файле включен общий доступ на вкладке Рецензирование - Доступ к книге (Review - Share Workbook), то внутри вашего файла Excel на специальном скрытом листе начинает сохраняться вся история изменений документа: кто, когда и как менял ячейки всех листов. По умолчанию, такой журнал сохраняет данные изменений за последние 30 дней, т.е. при активной работе с файлом, может запросто занимать несколько мегабайт.

Мораль: не используйте общий доступ без необходимости или сократите количество дней хранения данных журнала, используя вторую вкладку Подробнее (Advanced) в окне Доступ к книге. Там можно найти параметр Хранить журнал изменений в течение N дней (Keep change history for N days) или совсем отключить его:

Проблема 9. Много мусорных стилей

Про эту пакость я уже подробно писал ранее в статье о том, как победить ошибку "Слишком много форматов ячеек". Суть, если кратко, в том, что если вы разворачиваете на вкладке Главная список Стили ячеек (Home - Cell Styles) и видите там очень много непонятных и ненужных стилей, то это плохо - и для размера вашего файла Excel и для его быстродействия.


Удалить ненужные стили можно с помощью макроса или готовой команды из надстройки PLEX.

Проблема 10. Много примечаний

Примечания к ячейкам, конечно, не самый вредный момент из всех перечисленных. Но некоторые файлы могут содержать большое количество текста или даже картинок в примечаниях к ячейкам. Если  примечания не содержат полезной для вас информации, то их можно легко удалить с помощью команды на вкладке Главная - Очистить - Очистить примечания (Home - Clear - Clear Comments).

Как уменьшить размер файла и ускорить его

Если в один прекрасный момент вы осознаете, что ваш основной рабочий файл в Excel разбух до нескольких десятков мегабайт и во время открытия файла можно смело успеть налить себе кофе, то попробуйте пробежаться по описанным ниже пунктам - возможно один или несколько из них укоротят вашего "переростка" до вменяемых размеров и разгонят его "тормоза" :)

Проблема 1. Используемый диапазон листа больше, чем нужно

Если ваша таблица занимает 5 на 5 ячеек, то это отнюдь не означает, что Excel запоминает при сохранении этого файла только 25 ячеек с данными. Если вы в прошлом использовали какие-либо ячейки на этом листе, то они автоматически включаются в используемый диапазон (так называемый Used Range), который и запоминается при сохранении книги. Проблема в том, что при очистке используемых ячеек Excel далеко не всегда автоматически исключает их из используемого диапазона, т.е. начинает запоминать в файле больше данных, чем реально имеется. 

Проверить это просто – нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+End и посмотрите куда переместится активная ячейка. Если она прыгнет на фактическую последнюю ячейку с данными на листе – отлично. А если вдруг ускачет сильно правее и/или ниже "в пустоту" – дело плохо: все эти ненужные пустые ячейки Excel тоже запоминает внутри файла.

Лечится это, тем не менее, достаточно легко:

  1. Выделите первую пустую строку под вашей таблицей
  2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз – выделятся все пустые строки до конца листа.
  3. Удалите их, нажав на клавиатуре Ctrl+знак минус или выбрав на вкладке Главная – Удалить – Удалить строки с листа (Home – Delete – Delete rows).
  4. Повторите то же самое со столбцами.
  5. Повторите все вышеописанные процедуры на каждом листе, где при нажатии на Ctrl+End активная ячейка перемещается не на фактическую последнюю ячейку с данными а "в пустоту" ниже и/или правее.
  6. Сохраните файл (обязательно, иначе изменения не вступят в силу!)

Если в вашей книге очень много таких листов, то проще, наверное, использовать короткий макрос.

Проблема 2. Используется старый формат XLS вместо новых XLSX, XLSM и XLSB

Много лет и версий подряд еще с начала девяностых в Excel был один формат файлов - XLS. Это, конечно, убирало проблемы совместимости, но, сам по себе, этот формат давно устарел и имел много неприятных недостатков (большой размер, непрозрачность внутренней структуры данных, легкую повреждаемость и т.д.)

Начиная с верии Excel 2007 Microsoft ввела новые форматы сохранения файлов, использование которых заметно облегчает жизнь и - ваши файлы: 

  • XLSX - по сути является зазипованным XML. Размер файлов в таком формате по сравнению с Excel 2003 меньше, в среднем, в 5-7 раз.
  • XLSM - то же самое, но с поддержкой макросов.
  • XLSB - двоичный формат, т.е. по сути - что-то вроде скомпилированного XML. Обычно в 1.5-2 раза меньше, чем XLSX. Единственный минус: нет совместимости с другими приложениями кроме Excel, но зато  размер - минимален.
Вывод: всегда и везде, где можно, переходите от старого формата XLS (возможно, доставшегося вам "по наследству" от предыдущих сотрудников) к новым форматам.

Проблема 3. Избыточное форматирование

Сложное многоцветное форматирование, само-собой, негативно отражается на размере вашего файла. А условное форматирование еще и ощутимо замедляет его работу, т.к. заставляет Excel пересчитывать условия и обновлять форматирование при каждом чихе.

Оставьте только самое необходимое, не изощряйтесь. Особенно в тех таблицах, которые кроме вас никто не видит. Для удаления только форматов (без потери содержимого!) выделите ячейки и выберите в выпадающем списке Очистить - Очистить форматы (Clear - Clear Formats) на вкладке Главная (Home):

Особенно "загружают" файл отформатированные целиком строки и столбцы. Т.к. размер листа в последних версиях Excel сильно увеличен (>1 млн. строк и >16 тыс. столбцов), то для запоминания и обрабоки подобного форматирования нужно много ресурсов. В Excel 2013-2016, кстати, появилась надстройка Inquire, которая содержит инструмент для быстрого избавления от подобных излишеств - кнопку Удалить избыточное форматирование (Clean Excess Cell Formatting):

Она мгновенно удаляет все излишнее форматирование до конца листа, оставляя его только внутри ваших таблиц и никак не повреждая ваши данные. Причем может это сделать даже для всех листов книги сразу.

Если вы не видите у себя в интерфейсе вкладку Inquire, то ее необходимо подключить на вкладке Разработчик - Надстройки COM (Developer - COM Addins).

Проблема 4. Ненужные макросы и формы на VBA

Большие макросы на Visual Basic и особенно пользовательские формы с внедренной графикой могут весьма заметно утяжелять вашу книгу. Для удаления:

  1. нажмите Alt+F11, чтобы войти в редактор Visual Basic
  2. найдите окно Project Explorer’а (если его не видно, то выберите в меню View - Project Explorer)
  3. удалите все модули и все формы (правой кнопкой мыши - Remove - дальше в окне с вопросом о экспорте перед удалением - No):

Также код может содержаться в модулях листов - проверьте их тоже. Также можно просто сохранить файл в формате XLSX без поддержки макросов - все макросы и формы умрут автоматически. Также можно воспользоваться инструментом Очистить книгу от макросов из надстройки PLEX.

Проблема 5. Именованные диапазоны

Если в вашем файле используются именованные диапазоны (особенно с формулами, динамические или получаемые при фильтрации), то имеет смысл от них отказаться в пользу экономии размера книги. Посмотреть список имеющихся диапазонов можно нажав Ctrl+F3 или открыв окно Диспетчера имен (Name Manager) на вкладке Формулы (Formulas):

Также вычищайте именованные диапазоны с ошибками (их можно быстро отобрать с помощью кнопки Фильтр в правом верхнем углу этого окна) - они вам точно не пригодятся.

Проблема 6. Фотографии высокого разрешения и невидимые автофигуры

Если речь идет о фотографиях, добавленных в книгу (особенно когда их много, например в каталоге продукции), то они, само-собой, увеличивают размер файла. Советую сжимать их, уменьшая разрешение до 96-150 точек на дюйм. На экране по качеству это совершенно не чувствуется, а размер файла уменьшает в разы. Для сжатия воспользуйтесь кнопкой Сжать рисунки (Compress pictures) на вкладке Формат (Format):

Кроме видимых картинок на листе могут содержаться и невидимые изображения (рисунки, фотографии, автофигуры). Чтобы увидеть их, выделите любую картинку и на вкладке Формат (Format) нажмите кнопку Область выделения (Selection Pane).

Для удаления вообще всех графических объектов на текущем листе можно использовать простой макрос: 

Sub Delete_All_Pictures()
 'макрос для удаления всех картинок на текущем листе
 
 Dim objPic As Shape
 
 For Each objPic In ActiveSheet.Shapes
 objPic.Delete
 Next objPic
 
 End Sub

Проблема 7. Исходные данные сводных таблиц

По-умолчанию Excel сохраняет данные для расчета сводной таблицы (pivot cache) внутри файла. Можно отказаться от этой возможности, заметно сократив размер файла, но увеличив время на обновление сводной при следующем открытии книги. Щелкните правой кнопкой мыши по сводной таблице и выберите команду Свойства таблицы (Pivot Table Properties) - вкладка Данные (Data) - снять флажок Сохранять исходные данные вместе с файлом (Save source data with file):


Если у вас несколько сводных таблиц на основе одного диапазона данных, то сократить размер файла здорово помогает метод, когда все сводные таблицы после первой строятся на основе уже созданного для первой таблицы кэша. В Excel 2000-2003 это делается выбором переключателя на первом шаге Мастера сводных таблиц при построении:

В Excel 2007-2016 кнопку Мастера сводных таблиц нужно добавлять на панель вручную - на ленте такой команды нет. Для этого щелкните по панели быстрого доступа правой кнопкой мыши и выберите Настройка панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar) и затем найдите в полном списке команд кнопку Мастер сводных таблиц (PivotTable and PivotChart Wizard):

Проблема 8. Журнал изменений (логи) в файле с общим доступом

Если в вашем файле включен общий доступ на вкладке Рецензирование - Доступ к книге (Review - Share Workbook), то внутри вашего файла Excel на специальном скрытом листе начинает сохраняться вся история изменений документа: кто, когда и как менял ячейки всех листов. По умолчанию, такой журнал сохраняет данные изменений за последние 30 дней, т.е. при активной работе с файлом, может запросто занимать несколько мегабайт.

Мораль: не используйте общий доступ без необходимости или сократите количество дней хранения данных журнала, используя вторую вкладку Подробнее (Advanced) в окне Доступ к книге. Там можно найти параметр Хранить журнал изменений в течение N дней (Keep change history for N days) или совсем отключить его:

Проблема 9. Много мусорных стилей

Про эту пакость я уже подробно писал ранее в статье о том, как победить ошибку "Слишком много форматов ячеек". Суть, если кратко, в том, что если вы разворачиваете на вкладке Главная список Стили ячеек (Home - Cell Styles) и видите там очень много непонятных и ненужных стилей, то это плохо - и для размера вашего файла Excel и для его быстродействия.


Удалить ненужные стили можно с помощью макроса или готовой команды из надстройки PLEX.

Проблема 10. Много примечаний

Примечания к ячейкам, конечно, не самый вредный момент из всех перечисленных. Но некоторые файлы могут содержать большое количество текста или даже картинок в примечаниях к ячейкам. Если  примечания не содержат полезной для вас информации, то их можно легко удалить с помощью команды на вкладке Главная - Очистить - Очистить примечания (Home - Clear - Clear Comments).

Сжатие Excel - Сжатие файлов XLS или XLSX онлайн

Чтобы сжать все выходные файлы в файл ZIP, нажмите значок «» справа, затем нажмите «Добавить в ZIP».

Имя файла Исходный размер файла Размер выходного файла Размер файла сжат действия

  1. настройки

    Установите качество изображения. Значение качества изображения может составлять от 1 (низкое качество изображения и максимальное сжатие) до 100 (наилучшее качество, но наименее эффективное сжатие). Настройки не являются обязательными, вы можете закрыть раздел «Настройки», нажав «X» справа.

  2. Добавить файлы

    Вы можете перетащить несколько файлов Excel в раздел «Добавить файлы». Имя расширения файла может быть .xls или .xlsx. Каждый размер файла может быть до 40 МБ.

  3. компрессия

    Пакетное сжатие автоматически запускается при загрузке файлов. Пожалуйста, будьте терпеливы, пока файлы загружаются или сжимаются.

  4. Выходные файлы

    Выходные файлы будут перечислены в разделе «Выходные файлы». Чтобы сжать все выходные файлы в файл ZIP, нажмите значок «» справа, затем нажмите «Добавить в ZIP». Вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши на имени файла и нажать «Сохранить ссылку как ...», чтобы сохранить файл. Выходные файлы будут автоматически удалены на нашем сервере через два часа, поэтому, пожалуйста, загрузите их на свой компьютер или сохраните их в онлайн-хранилищах, таких как Google Drive или Dropbox, как можно скорее.

  5. Разблокировать файлы (при необходимости)

    Вам может понадобиться разблокировать файлы Excel, если ваша программа Microsoft Excel не может их открыть. Чтобы разблокировать файл в Windows, щелкните файл правой кнопкой мыши и откройте «Свойства». На вкладке «Общие» в нижней части вы увидите кнопку «Разблокировать» или флажок рядом с «Безопасность: этот файл поступил с другого компьютера и может быть заблокирован для защиты этого компьютера». Нажмите на него, затем нажмите «Применить / ОК».

Используйте этот онлайн-конвертер для сжатия изображений в электронной таблице Excel, чтобы уменьшить размер файла Excel.

Office Open XML (OOXML, DOCX, XLSX, PPTX) — серия форматов файлов для хранения электронных документов пакетов офисных приложений — в частности, Microsoft Office. Формат представляет собой zip-архив, содержащий текст в виде XML, графику и другие данные, которые могут быть переведены в последовательность битов (сериализованы) с применением защищённых патентами двоичных форматов. Первоначально формат создавался как замена прежнему двоичному формату документов (DOC, XLS, PPT), который использовали приложения Microsoft Office вплоть до версии Office 2003 включительно.

Copyright © 2020 Compresss.com - Универсальный файловый компрессор. Все права защищены. политика конфиденциальности
Aconvert.com является дочерним сайтом Compresss.com, он сосредоточен на преобразовании файлов вместо сжатия файлов.

Уменьшение размера файла рисунка в Microsoft Office

Сжатие отдельных изображений

Если вы не хотите использовать для получения приемлемой версии каждого отдельного пиксель изображения, вы можете сжать рисунки, чтобы уменьшить размер файла.

  1. Открыв файл в приложении Microsoft Office, выберите один или несколько рисунков для сжатия.

  2. В разделе Работа с рисунками на вкладке Формат в группе Изменение нажмите кнопку Сжать рисунки.

    Если вкладки Работа с рисунками и Формат не отображаются, убедитесь, что рисунок выделен. Дважды щелкните рисунок, чтобы выделить его и открыть вкладку Формат.

    В зависимости от размера экрана в группе Изменение могут отображаться только значки. В этом случае кнопка Сжать рисунки отображается без подписи.

  3. Чтобы выполнить сжатие только для выбранных, а не для всех рисунков в документе, установите флажок Применить только к этому рисунку.

    Снятие флажка Применить только к этому рисунку перекроет любые изменения, внесенные для других отдельных рисунков в этом документе.

  4. В разделе Разрешение выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК.

    Щелкните заголовки ниже, чтобы получить дополнительные сведения.

Важно: Этот параметр применяется только к рисункам в текущем документе или в документе, выбранном из списка рядом с разделом Размер и качество изображения. Чтобы использовать его для всех новых документов, нужно выбрать другое значение в раскрывающемся списке.

Обратите внимание на то, что эта функция недоступна в Microsoft Project 2013 или Office 2007.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Параметры и выберите пункт Дополнительно.

  3. В разделе Размер и качество изображения в раскрывающемся списке укажите, применить ли изменения к определенному документу, или применять их ко всем создаваемым документам.

  4. Выберите разрешение, которое вы хотите использовать по умолчанию, и нажмите кнопку ОК.

Любые сведения об изменениях, внесенных в изображение, сохраняются в файле. Вы можете уменьшить размер файла, удалив данные для редактирования, но если вы хотите отменить изменения, вам нужно будет повторно вставить рисунок.

Примечание: Эта функция недоступна в Microsoft Project 2013 или Microsoft Project 2016.

  1. Откройте вкладку Файл.

  2. Нажмите кнопку Параметры и выберите пункт Дополнительно.

  3. В разделе Размер и качество изображения выберите документ, из которого необходимо удалить данные о редактировании рисунка.

  4. В разделе Размер и качество изображения установите флажок Отменить данные редактирования.

Примечание: Этот параметр применяется только к рисункам в текущем документе или в документе, выбранном из списка рядом с разделом Размер и качество изображения.

См. также

Изменение разрешения, используемого по умолчанию для вставки изображений в Office

Редактирование фотографий без использования диспетчера рисунков

Сжатие файлов мультимедиа в презентации

Обрезка рисунка

Отключение сжатия рисунка

Обратная связь

Эта статья была обновлена с помощью Бен на 8/17/2019 в результате ваших замечаний. Если вы нашли ее полезными и, особенно, если вам не понравится, воспользуйтесь элементами управления отзывом, чтобы не отконструктиве идеи о том, как это можно сделать лучше.

3 основных способа сжатия файла Excel - Neuxpower

Файлы

Excel могут стать очень большими, и ими будет очень сложно поделиться. Если вы уже пробовали наш онлайн-сервис WeCompress или наше программное обеспечение NXPowerLite Desktop и файлы не могут быть уменьшены, то мы обнаружили, что эти файлы обычно делятся на 3 категории. Ниже приводится объяснение каждого из них, а также некоторые предложения о том, как уменьшить размер файлов Excel.

  1. Файл содержит только элементы данных

    Звучит смешно, но иногда файлы Excel бывают просто большими.Чем больше информации в файле Excel, тем больше он будет. Однако эти файлы обычно очень хорошо сжимаются при традиционном сжатии zip, даже если файл находится в новых форматах XML (xlsx, xlsm, xlsb, xltx, xltm)

    Попробуйте сжать файл, выполнив следующие действия:

    • (Windows) Щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите параметр «Отправить в ...», а затем выберите сжатую (заархивированную) папку

    Он изменит формат файла на файл zip (.xlsx> .zip), но мы заметили значительное уменьшение размеров файлов при использовании этого метода.

  2. При форматировании создаются лишние строки

    Форматирование ячеек на листе может упростить просмотр нужной информации с первого взгляда, но форматирование неиспользуемых ячеек (особенно целых строк и столбцов) может привести к увеличению размера файла книги. быстро растут. Это может замедлить не только Excel, но и общую производительность вашего компьютера, когда у вас открыт чрезмерно отформатированный рабочий лист. Чрезмерное форматирование также может вызвать проблемы с печатью в Excel.

    Используйте команду «Очистить избыточное форматирование ячеек», доступную на вкладке «Запрос» в Excel в Microsoft Office 365 и Office Professional Plus 2013. Если вы не видите вкладку «Запрос» в Excel, выполните следующие действия, чтобы включить надстройку «Запрос»:

      • В Excel щелкните Файл > Параметры > Надстройки
      • Убедитесь, что COM Add-ins выбрано в поле Manage, и нажмите Go
      • В поле «Надстройки COM» установите флажок «Запросить» и нажмите «ОК».Вкладка Запрос теперь должна быть видна на ленте.

        Важно : Вы можете сделать резервную копию файла перед очисткой избыточного форматирования ячеек, потому что в некоторых случаях этот процесс может привести к увеличению размера вашего файла, и нет возможности отменить изменение.

    Чтобы удалить лишнее форматирование на текущем листе, сделайте следующее:

      • На вкладке Запрос щелкните Очистить избыточное форматирование ячеек
      • Выберите, очищать ли только активный лист или все листы.После удаления лишнего форматирования нажмите Да, чтобы сохранить изменения на листах, или Нет, чтобы отменить.
  3. Файлы XLS должны быть файлами XLSX
    Иногда необходимо сохранять файлы Excel в старом двоичном формате (xls). Это может хорошо работать для совместимости с людьми, которые используют старые версии офиса (в настоящее время их не так много). Сохранение файла в новом формате может сэкономить огромное количество места.

    Сохранить как XLSX

    • Открыть файл
    • Щелкните Файл> Сохранить как...
    • В раскрывающемся меню внизу выберите Книга Excel (* .xlsx)

.

Сжатие PDF, PPT, Word, Excel, JPEG, PNG и TIFF онлайн