Каталог расширений

Популярные теги

3gp       avi       fb2       jpg       mp3       pdf      

Главная » Разное » Как сделать экселевский файл общим

Как сделать экселевский файл общим


Совместный доступ к файлу Excel одновременно

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

  • Создавать таблицы Excel.
  • Создавать, менять или просматривать сценарии.
  • Удалять листы.
  • Объединять либо разделять ячейки.
  • Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных» Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию Искать информацию в форме данных


Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы "откроем" для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

  1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
  2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
  3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
  4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
  5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
  6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

  1. Вкладка «Данные». «Подключения».
  2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
  3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

  1. Открываем меню Microsoft Office.
  2. Нажимаем «Открыть».
  3. Выбираем общую книгу.
  4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
  5. «Общие» - «Личная настройка» - «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

  1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
  2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
  3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
  4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

  1. Почистить либо удалить журнал изменений.
  2. Почистить содержимое файла.
  3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
  4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

  1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
  2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
  3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

  1. Вкладка «Рецензирование» - «Исправления» - «Выделить исправления».
  2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» - стоит. Жмем ОК.
  3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Общий доступ и совместная работа в Excel в Интернете

Предоставление доступа к книге

  1. Нажмите кнопку Поделиться.

  2. Задайте разрешения.

    Флажок Разрешить изменение в параметрах ссылки устанавливается автоматически. Если вы не хотите предоставлять разрешение на изменение файла, а только на его просмотр, снимите этот флажок.

    Нажмите кнопку Применить.

  3. Введите имена или адреса электронной почты людей, с которыми хотите поделиться файлом.

  4. Добавьте сообщение (необязательно).

  5. Нажмите кнопку Отправить.

    Или выберите значок Копировать ссылку, чтобы получить ссылку на файл.

Совместное редактирование книги

Поделившись файлом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.

  • Лучше всего работать вместе в Excel в Интернете, чтобы сразу видеть вносимые изменения.

  • В разделе Общий доступ отображаются имена пользователей, которые также редактируют файл.

  • Ячейки, с которыми работают другие пользователи, выделяются цветом. Щелкните цвет, чтобы узнать, кто редактирует эту ячейку.

Добавление, изменение, удаление, разрешение и отображение примечаний

  • Добавить примечание: выделите ячейку, к которой нужно добавить примечание, щелкните Рецензирование > Примечания > Новое примечание, введите текст примечания и нажмите клавиши CTRL+Enter.

    В правом верхнем углу ячейки, содержащей примечание, появится небольшой лиловый флажок. Наведите на него указатель мыши, чтобы отобразить текст примечания.

  • Изменение: выделите примечание и нажмите Рецензирование > Примечания >Изменить примечание. 

  • Удаление: выделите примечание и нажмите Рецензирование> Примечания > Удалить примечание.

  • Разрешение : выделите примечание, затем щелкните многоточие в правом верхнем углу и нажмите Пометить разрешенным.

  • Отображение выберитеРецензирование > Примечания> Показать примечания.

Беседа в процессе редактирования

Если другой пользователь работает над файлом вместе с вами, вы можете общаться с ним в чате.

  1. Нажмите значок Чат.

  2. Введите сообщение и нажмите клавишу ВВОД.

После закрытия файла беседы не сохраняются. Чтобы записи бесед сохранялись, используйте Microsoft Teams.

Одновременная работа нескольких пользователей над книгами Excel с помощью функции совместного редактирования

Вы можете видеть, как выделение других людей выделяется разными цветами, но только в том случае, если вы и другие люди используете Excel для Microsoft 365, Excel в Интернете, Excel для Android, Excel Mobile или Excel для iOS. Кроме того, если люди используют Excel для Microsoft 365, для того чтобы увидеть цветные выделения, у всех должна быть возможность автосвета.

Если вы используете Excel для Microsoft 365, Excel в Интернете, Excel для Android или Excel для iOS и не видите выделения, которые другие люди, подождите несколько секунд. Если вы по-прежнему не видите выделения, убедитесь, что они используют Excel для Microsoft 365, Excel в Интернете, Excel для Android или Excel для iOS. Если они используют другую версию, например Excel Mobile, вы не сможете видеть выделенные ими фрагменты. Однако все внесенные ими изменения будут отображаться почти мгновенно. Кроме того, если они используют одну из предыдущих версий Excel, например Excel для Mac 2011, то они не смогут редактировать файл одновременно с вами, из-за чего вы не сможете видеть, какие фрагменты они выделили.

Общий (совместный) доступ к файлу «Excel» для пользователей.

 

Статья о том, как организовать совместный доступ нескольким людям к редактированию файла «Excel».

Доступ к Книге (Ярлык)


Очень часто при обработке больших объемов информации в файлах программы «Excel» не достаточно автоматизировать процесс при помощи формул или макросов, приходится подключать к обработке информации в документе несколько человек.
По умолчанию с файлом «Excel» может работать только один пользователь, но в программе предусмотрена возможность открыть доступ к редактированию информации сразу нескольким пользователям.
Как открыть совместный доступ к файлу.

Следует выполнить следующий порядок действий:

  1. Открыть вкладку «Рецензирование» на панели.

    Доступ к книге в Эксель

  2. Кликнуть по иконке «Доступ к книге».
  3. Поставить флажок (галочку) в разделе «Правка» напротив надписи: «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно…».

    Разрешить изменять файл нескольким пользователям

  4. Нажать кнопку «Ok».
  5. Теперь редактировать файл смогут одновременно несколько человек.

Так же в меню «Доступ к книге» можно настроить:

Дополнительный возможности
  1. Журнал регистрации изменений книги (Историю изменений)
  2. Периодичность автосохранения файла.
  3. Указать принцип сохранения противоречивых изменений (определить приоритет изменений, когда несколько пользователей вносят данные в одну и туже ячейку)
  4. Включить личное представление (Когда каждому пользователю открывается файл в том виде, в котором он его сохранил.)

Последовательность действий на видео:

Надеюсь данная статья поможет Вам организовать слаженную работу коллектива из нескольких человек над одним документом.

 

Предоставление доступа к книге Excel другим пользователям

Чтобы поделиться книгой, нужно выполнить всего три простых шага.

  1. Щелкните имя отправленного файла, чтобы открыть его. Книга откроется на новой вкладке веб-браузера.

  2. Нажмите кнопку Изменить в Excel. Если она не отображается, нажмите Изменить в браузере, а после перезагрузки страницы — Изменить в Excel.

  3. Нажмите кнопку Открыть Microsoft Excel.

  4. Когда файл откроется в Excel, может отобразиться желтая панель с сообщением о том, что используется режим защищенного просмотра. В таком случае нажмите кнопку Разрешить редактирование.

  5. В правом верхнем углу нажмите Поделиться.

  6. Нажмите кнопку "Пригласить людей". Затем введите адреса электронной почты и разделять их за semicolon. Не забудьте выбрать "Может редактировать". Когда все будет готово, нажмите кнопку Поделиться.

    Совет: Если вы хотите отправить ссылку самостоятельно, нажмите кнопку Поделиться в правом верхнем углу экрана, а затем выберите элементы Копировать ссылку > Просмотр и редактирование.

  7. Если на предыдущем шаге вы нажали кнопку "Поделиться", то каждый пользователь получит сообщение электронной почты. Сообщение будет отправлено с вашего адреса электронной почты. Вы получите его копию, так что будете знать, как оно выглядит.

Если вы нажали кнопку Поделиться, пользователи получат сообщение с предложением открыть файл. Они могут щелкнуть ссылку, чтобы открыть книгу. Откроется веб-браузер, и книга откроется в Excel в Интернете. Пользователи смогут приступить к редактированию в браузере, выбрав Редактировать книгу > Изменить в браузере. Если они захотят открыть ее в приложении Excel, они смогут выбрать Редактировать книгу > Изменить в Excel.

Совет: Если они используют последнюю версию Excel 2016 для подписчиков Microsoft 365, они могут открыть файл непосредственно в приложении Excel. Они могут нажать кнопку ">Открыть...", > "Общие",а затем выбрать файл, к тому же файл был открыт другим человеком.

Книгу могут одновременно изменять несколько пользователей. Это называется совместным редактированием. Однако для использования такой возможности нужна версия Excel, поддерживающая совместное редактирование. В настоящее время совместное использование поддерживается в Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile и Excel 2016 для Microsoft 365 для подписчиков. Если у пользователя нет поддерживаемой версии, они могут нажать кнопку "Редактировать книгу" > "Изменить в браузере", чтобы изменить файл в Excel в Интернете.

Как открыть совместный доступ к Excel-файлу одновременно

В процессе работы над документом Excel нередко появляется необходимость подключиться к нему сразу нескольким людям. Причем очень часто их количество может исчисляться несколькими десятками. Поэтому вопрос совместной работы не ограничивается одним лишь подключением людей, поскольку они могут нередко вносить противоречивые изменения, которые нужно научиться быстро и эффективно править.

Кто это может сделать? Человек, имеющий статус главного пользователя. Одним словом, что нужно сделать для того, чтобы совместная работа с документом стала не просто возможной, но и эффективной?

Особенности работы с общим файлом Excel

Работа с общим файлом в Excel имеет свои особенности. Так, некоторые действия недоступны для пользователей:

  1. Создание таблиц.
  2. Управление сценариями, включая их просматривание.
  3. Удаление листов.
  4. Пользователи не имеют возможности соединять несколько ячеек или наоборот, разбивать ранее объединенные. 
  5. Любые операции с XML данными.

Как можно обойти эти ограничения? Необходимо просто снять общий доступ, а потом его вернуть, когда появится такая необходимость.

Вот еще таблица с некоторыми задачами, которые возможно или невозможно выполнить, если вы работаете вместе с несколькими людьми над одной таблицей.

Как сделать совместный доступ к файлу Excel

Сначала нужно понять, какой файл необходимо сделать доступным для редактирования сразу несколькими людьми. Это может быть как новый файл, так и уже существующий. 

Настройка параметров

Все необходимые для создания совместного доступа к файлу в Excel действия находятся в разделе «Доступ к книге», который можно отыскать, перейдя на вкладку «Рецензирование».

1

Всплывет окно, в котором есть две вкладки. Нас интересует первая, которая открывается автоматически. Нам нужно поставить флажок возле пункта, отмеченного на скриншоте красным прямоугольником. С его помощью мы даем возможность нескольким пользователям управлять документом.

2

После того, как мы открыли доступ для редактирования, нам нужно его настроить. Для этого открываем вторую вкладку.

3

После внесения параметров подтверждаем свои действия. Для этого делаем левый клик по клавише «ОК». Совместный доступ может быть открытым для любой книги как новой, так и уже существующей. В первом случае нужно будет придумать имя для нее. 

После этого нужно сохранить файл на компьютере.

Важно! Формат должен быть таким, чтобы файл мог открыть каждый пользователь со своей версии электронных таблиц.

Открытие общего файла

Сохранить файл нужно на сетевом ресурсе или папке, к которой имеют доступ участники, которым нужно использовать этот файл. После того, как будет выбрана директория, нам осталось только нажать кнопку «Сохранить».

При этом недопустимо использование веб-сервера, чтобы сохранить общий файл. 

После выполнения всех описанных выше операций нужно проверить, получается ли подключать других людей. Для этого необходимо открыть вкладку «Данные» и там непосредственно под ней найти пункт «Подключения». Если на него нажать, появляется возможность изменить ссылки или связи. Если соответствующей кнопки нет, то нет связанных файлов.

4

Далее открывается вкладка «Состояние», с помощью которой возможно проверить связи. О том, что все хорошо, можно узнать по наличию кнопки «ОК».

Как открыть книгу Excel с совместным доступом

Excel позволяет также открыть книгу с совместным доступом. Чтобы это сделать, нужно нажать на кнопку Office. Когда появится всплывающая панель, нам необходимо выбрать пункт «Открыть» и выбрать ту книгу, которая будет использоваться для общего доступа. После этого опять нажимаем на кнопку Office, и открываем окно «Параметры Excel», которую можно найти внизу.

В левой части появившегося окна будет возможность выбрать категорию настроек, но нас интересует самая первая, где приводятся самые общие параметры.

5

Далее переходим в пункт «Личная настройка», где нужно указать данные, позволяющие отфильтровать пользователей – имя пользователя, никнейм.

После выполнения этих операций появляется возможность отредактировать информацию в документе или же добавлять какие-то данные. Не забудьте сохранить изменения после их внесения.

При этом могут иногда при сохранении появляться проблемы. Например, общий доступ открывается только для первого открытия, и при попытке открыть документ во второй раз программа выдает ошибку. Это может происходить по следующим причинам:

  1. Если в одной и той же ячейке вносят данные сразу несколько участников. Или любую другую часть.
  2. Формирование журнала изменений, из-за которого книга увеличивается в размере. Это приводит к неполадкам.
  3. Пользователь был удален из совместного доступа. В таком случае сохранить изменения не получится только на его компьютере. 
  4. Сетевой ресурс перегружен.

Чтобы исправить проблему, нужно предпринять следующие действия:

  1. Удалить журнал изменений или стереть с него лишнюю информацию. 
  2. Убрать лишнюю информацию внутри самого документа.
  3. Перезапустить совместный доступ. 
  4. Открыть документ Excel в другом офисном редакторе, а потом снова сохранить его в формате xls.

Правда, в последних версиях эта ошибка случается не так часто, как в старых.

Как посмотреть действия участников

В ходе совместной работы нужно постоянно следить, чтобы какой-то из участников чего-то не испортил. Поэтому нужно научиться понимать, какие действия были совершены кем-то из них. Для этого надо выполнить следующие действия.

  1. Перейти на вкладку «Рецензирование», и там найти пункт «Исправления». В меню осуществляем выбор пункта «Выделить исправления».

    6

  2. Далее появится окно, в котором можно узнать, какие изменения были внесены пользователями. Этот список формируется автоматически. В том, что это действительно так, можно убедиться, посмотрев, стоит ли галочка возле соответствующего пункта этого диалогового окна. 7

     При этом в перечне в левом верхнем углу будут отображаться только те изменения, которые были осуществлены с момента последнего сохранения. Так сделано для удобства, всегда можно посмотреть более ранние правки в журнале.

  3. Каждому участнику приписывается определенный цвет, по которому можно понять, кто внес изменения. Метки находятся в левом верхнем углу. Также можно настроить отслеживание изменений по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне, а также отключить их выведение на экран.

    8

  4. При наведении мыши на ячейку, на которой стоит такая отметка, появляется небольшой блок, из которого можно понять, кем были внесены изменения.

    9

  5. Для внесения коррективов в правила отображения исправлений нужно вернуться в окно с настройками, после чего найти поле «По времени», где можно выставить точку отсчета для просмотра изменений. То есть, времени, с которого исправления будут отображаться. Можно установить период с момента последнего сохранения, настроить отображение всех исправлений за все время, исключительно не просмотренных или указать дату, с которой они будут отображаться.

    10

  6. Также можно регулировать отображение исправлений, внесенных лишь конкретным участником.

    11

  7. С помощью соответствующего поля можно настроить диапазон листа, в котором будет вестись журнал действий команды.

Также можно вносить и другие изменения, выставив соответствующие галочки в нужных местах.

12

Список изменений не лежит мертвым грузом. Главный пользователь может рецензировать правки других участников, подтверждая или отклоняя их. Как это сделать?

  1. Перейти на вкладку «Рецензирование». Там находится меню «Исправления», где пользователь может управлять исправлениями. Во всплывающей панели нужно выбрать опцию «Принять/отклонить исправления», после чего будет показано окно, в котором отображаются исправления. 13

    14

  2. Отбор правок может осуществляться по тем же критериям, что были описаны ранее: по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне. После установки необходимых параметров нажимается клавиша ОК.
  3. Далее отобразятся все коррективы, которые соответствуют условиям, выставленным на предыдущем этапе. Можно согласиться с конкретной правкой или отклонить ее, нажав на соответствующую кнопку в нижней части окна. Также возможно пакетное принятие коррективов или их отклонение.

    15

Теперь нужные коррективы были оставлены, а лишние – удалены.

Как удалить пользователя из файла Excel

Время от времени появляется необходимость убирать пользователей из совместного редактирования. Причин может быть огромное количество: им было дано другое задание, участник начал вносить правки с другого компьютера и так далее. Реализовать эту задачу в Excel вовсе несложно.

Сначала открываем вкладку «Рецензирование». Там находится группа «Изменения», где есть опция «Доступ к книге».

16

После этого на экране появится то же самое окно, которое мы видели ранее. С перечнем всех людей, которые могут вносить изменения в таблицу, можно ознакомиться на вкладке «Правка». Чтобы убрать пользователя, который нам не нужен в данный момент, нужно найти его в этом списке, выделить путем нажатия левой кнопки мыши и нажать на кнопку «Удалить», которая находится ниже.

17

Далее Эксель предупредит пользователя, что коррективы, внесенные этим участником, могут не быть сохранены, если в данный момент он вносит в книгу изменения. Если вы согласны, то нажимайте «ОК», и пользователя теперь в совместном использовании не будет.

18

Как ограничить использование общей книги

Самый лучший способ ограничить использование общей книги – это удалить пользователя. Если это не подходит, можно выставлять право на просмотр или редактирование книги конкретным участником.

При этом важно помнить, что некоторые ограничения встроены в совместное использование по умолчанию. Они были описаны выше. Давайте их вспомним, поскольку повторение – мать учения.

  1. Запрещено создание умных таблиц, которые автоматически обновляют данные и имеют множество других возможностей.
  2. Нельзя управлять сценариями. 
  3. Есть встроенное ограничение на удаление листов, соединение или разъединение ячеек.
  4. Выполнение всех операций с XML-данными. Простыми словами, есть ограничения на структурирование большого количества данных, в том числе, и редактирования их массивов. XML – это один из самых непонятных типов файлов для начинающих пользователей, но на самом деле, это все просто. С помощью файлов этого типа можно передавать данные, внося пакетные изменения в документ. 

Проще говоря, совместное редактирование дает возможность осуществлять стандартные операции с документом, но более профессиональные опции доступны лишь для одного человека. Это объясняется тем, что те же макросы или пакетные изменения с помощью XML несколько сложнее откатить. 

Отключение совместного доступа с последующим его включением – это еще один способ ограничения действий пользователей Excel. Можно внести нужные изменения самостоятельно, тем самым на время лишив других людей возможности что-то править.

Чтобы сделать это, необходимо выполнить следующие действия.

  1. Открыть вкладку «Рецензирование», перейти на пункт «Исправления» и во всплывающем меню выбрать пункт «Выделить исправления».
  2. После этого появляется окошко, в котором нужно снять отметки возле пунктов «Пользователем» и «В диапазоне».
  3. После этого появляется журнал изменений, который необходим для бекапа данных.

После этого можно отключать совместный доступ. Для этого на той же вкладке на ленте нужно выбрать пункт «Доступ к книге» и снять отметку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

Все, теперь совместный доступ отключен.

Таким образом, в Excel настроить совместное редактирование довольно легко. Конечно, есть некоторые ограничения, которые не дают использовать документ в полной мере. Но решаются они довольно просто, достаточно на время отключить совместный доступ, а потом его включить, когда нужные правки были внесены.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Как поделиться файлом Excel для нескольких пользователей

В этом руководстве вы найдете полную информацию о том, как предоставить общий доступ к книге Excel другим людям, сохранив ее в локальной сети или OneDrive, как контролировать доступ пользователей к общему файлу Excel и разрешать конфликтующие изменения.

В наши дни все больше и больше людей используют Microsoft Excel для командной работы. Раньше, когда вам нужно было поделиться книгой Excel с кем-то, вы могли отправить ее как вложение электронной почты или сохранить данные Excel в PDF для печати.В то время как первый метод был быстрым и удобным, он создавал несколько версий одного и того же документа, а второй создавал безопасную, хотя и не редактируемую копию.

Последние версии Excel 2010, 2013 и 2016 упрощают совместное использование книг и совместную работу над ними. Предоставляя общий доступ к файлу Excel, вы предоставляете другим пользователям доступ к одному и тому же документу и позволяете им вносить изменения одновременно, что избавляет вас от необходимости отслеживать несколько версий.

Как поделиться файлом Excel

В этом разделе показано, как предоставить совместный доступ к книге Excel нескольким пользователям, сохранив ее в локальной сети, где другие люди могут получить к ней доступ и внести изменения.Вы можете отслеживать эти изменения и принимать или отклонять их.

Открыв книгу, выполните следующие действия, чтобы поделиться ею:

  1. На вкладке Review в группе Changes нажмите кнопку Share Workbook .
  2. Появится диалоговое окно Share Workbook , в котором вы выберите Разрешить изменения более чем одним пользователем одновременно. Это также позволяет установить флажок объединения книг на вкладке Редактирование .
  3. При желании перейдите на вкладку Advanced , выберите желаемые настройки для отслеживания изменений и нажмите OK .

    Например, вы можете захотеть, чтобы изменения обновлялись автоматически каждые n минут (все остальные настройки на скриншоте ниже являются настройками по умолчанию).

  4. Сохраните файл Excel в сетевом расположении, где другие люди могут получить к нему доступ (самый быстрый способ - использовать сочетание клавиш Ctrl + S).

Если все сделано правильно, справа от имени книги появится слово [Shared], как показано на снимке экрана ниже:

Теперь вы и ваши коллеги можете работать с одним файлом Excel одновременно. Вы можете принять или отклонить их изменения, и после внесения желаемых изменений вы можете прекратить совместное использование книги. Далее в этом руководстве вы узнаете, как все это сделать.

Примечание. Если Microsoft Excel отказывается предоставить общий доступ к определенной книге, скорее всего, это происходит по одной из следующих причин:
  1. К книгам с таблицами или картами XML нельзя предоставить общий доступ.Поэтому не забудьте преобразовать таблицы в диапазоны и удалить карты XML, прежде чем делиться файлом Excel.
  2. Чтобы предоставить общий доступ к книге, необходимо отключить некоторые параметры конфиденциальности. Перейдите в Файл > Параметры Excel > Центр управления безопасностью , нажмите кнопку Параметры центра управления безопасностью… и в категории Параметры конфиденциальности снимите флажок Удалить личную информацию из свойств файла при сохранении .

Как предоставить общий доступ к книге Excel и защитить отслеживание изменений

Если вы хотите не только предоставить общий доступ к файлу Excel, но и убедиться, что никто не отключит журнал изменений или не удалит книгу из общего доступа, действуйте следующим образом:

  1. На вкладке Review в группе Changes нажмите кнопку Protect and Share Workbook .
  2. Откроется диалоговое окно Protect Shared Workbook , и вы установите флажок Sharing with track changes .
  3. Введите пароль в поле Пароль (необязательно) , щелкните OK , а затем повторно введите пароль, чтобы подтвердить его.

    Хотя вводить пароль необязательно, лучше это сделать. В противном случае нет смысла использовать эту опцию, потому что любой сможет снять защиту и, таким образом, прекратить совместное использование книги.

  4. Сохраните книгу.

Если щелкнуть OK в диалоговом окне выше, кнопка Защитить и предоставить общий доступ к книге на ленте изменится на Снять защиту общей книги , а нажатие этой кнопки снимет защиту с общей книги и прекратит к ней общий доступ.

Примечание. Если к книге уже предоставлен общий доступ, и вы хотите защитить общий доступ паролем, сначала необходимо отменить общий доступ к книге.

Защитить рабочий лист или защитить общую книгу

Параметр Protect and Share Workbook только предотвращает отключение отслеживания изменений в общей книге, но не запрещает другим пользователям редактировать или удалять содержимое книги.

Если вы хотите запретить людям изменять важную информацию в документе Excel, вам необходимо заблокировать некоторые области, прежде чем предоставлять к ней общий доступ («до» - здесь важное слово, поскольку защита рабочего листа не может быть применена к общей книге Excel).Подробные пошаговые инструкции см .:

Ограничения общей книги Excel

Принимая решение о предоставлении общего доступа к файлу Excel, имейте в виду, что это может вызвать некоторые проблемы для ваших пользователей, поскольку не все функции полностью поддерживаются в общих книгах. Вот некоторые из ограничений:

  • Сортировка и фильтрация по формату
  • Условное форматирование
  • Объединение ячеек
  • Таблицы Excel и отчеты сводных таблиц
  • Графики и рисунки
  • Проверка данных
  • Защита рабочего листа
  • Группировка или выделение данных
  • Промежуточные итоги
  • Слайсеры и спарклайны
  • Гиперссылки
  • Формулы массива
  • Макросы
  • Еще несколько вещей

Фактически, вы сможете использовать существующие функции, но не сможете добавлять или изменять их.Итак, если вы хотите воспользоваться любым из вышеперечисленных вариантов, обязательно примените их перед тем, как поделиться своим файлом Excel. Полный список функций, которые не поддерживаются в общих книгах, можно найти на веб-сайте Microsoft.

Как редактировать общую книгу Excel

После открытия общей книги вы можете вводить новые или изменять существующие данные обычным способом.

Вы также можете идентифицировать свою работу в общей книге:

  1. Щелкните вкладку File > Options .
  2. В категории Общие прокрутите вниз до раздела Персонализируйте свою копию Office .
  3. В поле User Name введите имя пользователя, которое вы хотите отображать, и нажмите OK .

Теперь вы можете вводить и редактировать данные как обычно, учитывая следующие ограничения общих книг.

Как разрешить конфликтующие изменения в общем файле Excel

Когда два или более пользователей редактируют одну и ту же книгу одновременно, некоторые изменения могут повлиять на одни и те же ячейки.В таких ситуациях Excel сохраняет изменения, внесенные пользователем, первым сохранившим книгу. Когда другой пользователь пытается сохранить книгу, Excel отображает диалоговое окно « Разрешение конфликтов » со сведениями о каждом конфликтующем изменении:

Чтобы разрешить конфликтующие изменения, выполните одно из следующих действий:

  • Чтобы сохранить изменения, нажмите Принять .
  • Чтобы сохранить изменения, внесенные другим пользователем, щелкните Принять другие .
  • Чтобы сохранить все изменения, щелкните Accept All Mine .
  • Чтобы сохранить все изменения других пользователей, щелкните Принять все остальные .
Наконечник. Чтобы сохранить копию общей книги со всеми вашими изменениями, нажмите кнопку Отменить в диалоговом окне Resolve Conflicts , а затем сохраните книгу под другим именем ( File > Save As ) . Вы сможете объединить свои изменения позже.
Как заставить последние изменения автоматически отменять предыдущие

Чтобы самые последние изменения автоматически отменяли любые предыдущие изменения (сделанные вами или другими пользователями) без отображения диалогового окна Resolve Conflicts , выполните следующие действия:

  1. На вкладке Review в группе Changes щелкните Share Workbook .
  2. Перейдите на вкладку Advanced , выберите Сохраняемые изменения выиграют в разделе Конфликт изменений между пользователями и нажмите OK .

Чтобы просмотреть все изменения, внесенные в общую книгу, используйте функцию Отслеживание изменений на вкладке Просмотр в группе Изменения . Он покажет вам, когда было внесено конкретное изменение, кто это сделал и какие данные были изменены.Для получения дополнительной информации см .:

Как объединить разные копии общей книги

В некоторых ситуациях может быть удобнее сохранить несколько копий общей книги, а затем объединить изменения, внесенные разными пользователями. Вот как:

  1. Поделитесь своим файлом Excel в локальной сети.
  2. Другие пользователи теперь могут открывать общий файл и работать с ним, каждый человек сохраняет свою копию общей книги в ту же папку, но с другим именем файла.
  3. Добавьте Сравнить и объединить книги на панель быстрого доступа. Подробные инструкции о том, как это сделать, можно найти здесь.
  4. Откройте основную версию общей книги.
  5. Щелкните команду Сравнить и объединить книги на панели инструментов быстрого доступа.
  6. В диалоговом окне Select Files to Merge выберите все копии, которые вы хотите объединить (чтобы выбрать несколько файлов, удерживайте клавишу Shift, щелкая имена файлов, а затем нажмите OK) .

Готово! Изменения, внесенные разными пользователями, объединяются в единую книгу. Теперь вы можете выделить изменения, чтобы сразу просмотреть все изменения.

Как удалить пользователей из общей книги Excel

Совместное использование файла Excel для нескольких пользователей может привести к множеству конфликтующих изменений. Чтобы избежать этого, вы можете отключить определенных людей от общей книги.

Чтобы удалить пользователя из общей книги, выполните следующие действия:

  1. На вкладке Review в группе Changes нажмите кнопку Share Workbook .
  2. На вкладке Редактирование выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить, и нажмите кнопку Удалить пользователя .

Примечание. Это действие отключает пользователей только на текущий сеанс, но не мешает им повторно открывать и редактировать общий файл Excel.

Если выбранный пользователь в настоящее время редактирует общую книгу, Microsoft Excel предупредит вас, что любые несохраненные изменения этого пользователя будут потеряны.Вы нажимаете OK , чтобы продолжить, или Cancel , чтобы прервать операцию и позволить пользователю сохранить свою работу.

Если это вы были отключены, вы можете сохранить свою работу, сохранив общую книгу под другим именем, а затем повторно открыть исходную общую книгу и объединить изменения из сохраненной копии.

Если вы хотите, чтобы удалили личные представления удаленного пользователя, перейдите на вкладку View > Workbook Views group и щелкните Custom Views .В диалоговом окне Custom Views выберите виды, которые нужно удалить, и нажмите Удалить .

Как отменить общий доступ к файлу Excel

Когда совместная работа будет завершена, вы можете прекратить совместное использование книги следующим образом:

Откройте диалоговое окно Share Workbook (вкладка Review > Changes group). На вкладке Редактирование снимите флажок Разрешить изменения более чем одним пользователем одновременно… и щелкните ОК .

Excel отобразит предупреждение о том, что вы собираетесь удалить файл из общего пользования и стереть историю изменений. Если это то, что вы хотите, нажмите Да , в противном случае Нет .

Примечания:
  1. Перед снятием флажка с этого поля убедитесь, что вы единственный человек, указанный в , у кого сейчас открыта эта рабочая книга . Если есть другие пользователи, сначала отключите их.
  2. Если этот флажок не установлен (выделен серым цветом), скорее всего, включена защита общей книги.Чтобы снять защиту с книги, нажмите OK, чтобы закрыть диалоговое окно Share Workbook , а затем нажмите кнопку Снять защиту с общей книги на вкладке Review в группе Changes .

Как поделиться книгой Excel с помощью OneDrive

Другой способ поделиться книгой Excel - сохранить ее в OneDrive, пригласить коллег поработать над ней и мгновенно увидеть изменения друг друга. Microsoft называет это соавторством .

Сохранить книгу и поделиться ею

В Excel 2013 и Excel 2010 , чтобы сохранить книгу в OneDrive, выполните следующие действия:

  1. Щелкните Файл > Поделиться > Сохранить в облаке .
  2. Пригласите людей к совместной работе над книгой, введя их имена или адреса электронной почты в соответствующее поле.
  3. Убедитесь, что Может редактировать выбрано в раскрывающемся списке справа (по умолчанию), и щелкните Поделиться .

В Excel 2016 вы можете просто нажать кнопку Поделиться в верхнем правом углу, сохранить книгу в облачном хранилище (OneDrive, OneDrive для бизнеса или библиотеку SharePoint Online), ввести адреса электронной почты в Пригласить люди , разделяя их точкой с запятой, а затем нажмите кнопку Поделиться на панели (см. снимок экрана ниже).

Нажатие кнопки Share отправит сообщение электронной почты каждому человеку, копия будет отправлена ​​вам тоже на всякий случай.Если вы предпочитаете отправить ссылку самостоятельно, нажмите Получить ссылку для общего доступа в нижней части панели.

Соавтор с другими людьми

Когда ваши коллеги получают приглашение, они просто щелкают ссылку, чтобы открыть книгу в Excel Online, а затем щелкают Редактировать книгу > Редактировать в браузере , чтобы отредактировать файл.

Подписчики

Excel 2016 для Office 365 (а также пользователи Excel Mobile, Excel для iOS и Excel для Android) могут совместно писать в своем настольном приложении Excel, щелкнув Редактировать книгу > Редактировать в Excel.

Наконечник. Если вы используете Excel 2016, вы также можете щелкнуть Файл > Открыть , а затем выбрать Общий доступ ко мне .

Теперь, как только другие люди начнут редактировать книгу, их имена появятся в правом верхнем углу (иногда изображения, инициалы или даже буква G, что означает гость). Вы можете видеть выбор других пользователей разными цветами, ваш собственный выбор традиционно зеленый:

Примечание. Вы можете не видеть выбор других людей, если вы используете версию, отличную от Excel 2016 для Office 365 или Excel Online. Однако все их изменения в общей книге будут отображаться в режиме реального времени.

Если несколько пользователей совместно редактируют, и вы не можете понять, кто редактирует определенную ячейку, щелкните по этой ячейке, и имя человека будет показано.

Чтобы перейти к ячейке, которую кто-то редактирует, щелкните его имя или изображение, а затем щелкните зеленое поле с адресом ячейки.

Вот как вы можете поделиться файлом Excel с другими пользователями. Благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!

Вас также может заинтересовать

.

Использование общих книг с разными версиями Excel - Office

  • 2 минуты на чтение
  • Применимо к:
    Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office Excel 2002

В этой статье

Примечание

Office 365 профессиональный плюс переименовывается в Microsoft 365 Apps for enterprise .Дополнительные сведения об этом изменении см. В этом сообщении в блоге.

Сводка

В этой статье с пошаговыми инструкциями объясняется, как предоставить доступ к книге Microsoft Excel другим пользователям.

Если вы хотите, чтобы несколько пользователей работали с одной и той же книгой Excel одновременно, вы можете сохранить книгу как общую книгу. Затем пользователи могут вводить данные, вставлять строки и столбцы, добавлять и изменять формулы и изменять форматирование.

Примечание

Невозможно открыть общие книги, созданные в Microsoft Excel 95 в более поздних версиях Excel, но сохраняющие свой общий статус.

Настроить общую книгу

Чтобы внести изменения в общую книгу, созданную в Microsoft Excel 97 или более поздней версии Excel, необходимо использовать Excel 97 или более позднюю версию Excel.

В частности, даже если общая книга, созданная в Excel 97 или более поздней версии Excel, сохраняется как книга Excel 95, к этой книге нельзя предоставить общий доступ. Если книга, созданная в Excel 95, является общей, то она доступна только для чтения при открытии в Excel 97 или более поздней версии Excel.

Чтобы настроить общую книгу, выполните следующие действия в зависимости от используемой версии Excel.

Microsoft Office Excel 2007
  1. Щелкните вкладку Просмотр .
  2. Щелкните Поделиться книгой в группе Изменения .
  3. На вкладке Редактирование щелкните, чтобы выбрать Разрешить изменения более чем одним пользователем одновременно. Это также позволяет установить флажок слияния книги , а затем нажать ОК .
  4. В диалоговом окне Сохранить как сохраните общую книгу в сетевой папке, где другие пользователи могут получить к ней доступ.
Microsoft Office Excel 2003 и более ранние версии Excel
  1. В меню «Инструменты» щелкните «Совместное использование книги», а затем перейдите на вкладку «Редактирование».
  2. Щелкните, чтобы установить Разрешить изменения более чем одним пользователем одновременно , а затем щелкните OK.
  3. Сохраните книгу, когда вам будет предложено.
  4. В меню «Файл» щелкните «Сохранить как», а затем сохраните общую книгу в сетевом расположении, где другие пользователи могут получить к ней доступ.
.

Поделитесь своей книгой Excel с другими

Для совместного использования книги нужно всего три шага.

  1. Если вы загрузили файл, щелкните имя файла, чтобы открыть его. Книга откроется в новой вкладке в вашем браузере.

  2. Нажмите кнопку Изменить в Excel .Если у вас нет этой кнопки, щелкните Изменить в браузере , а затем щелкните Изменить в Excel после перезагрузки страницы.

  3. Щелкните Откройте Microsoft Excel .

  4. Когда файл открывается в программе Excel, вы можете увидеть желтую полосу, которая означает, что файл находится в режиме защищенного просмотра. Если это так, нажмите кнопку Включить редактирование .

  5. Щелкните Поделиться в правом верхнем углу.

  6. Щелкните Пригласить людей . Затем введите адреса электронной почты и разделите их точкой с запятой. Не забудьте также выбрать Может редактировать . Когда вы закончите, нажмите кнопку Поделиться .

    Совет: Если вы хотите отправить ссылку самостоятельно, щелкните Поделиться в правом верхнем углу, а затем щелкните Копировать ссылку > Просмотреть и изменить .

  7. Если вы нажали кнопку «Поделиться» на предыдущем шаге, сообщения электронной почты будут отправлены каждому человеку. Сообщение придет с вашего электронного адреса. Вы также получите копию сообщения, чтобы вы знали, как оно выглядит.

Если вы нажали кнопку Поделиться , люди получат сообщение электронной почты с предложением открыть файл.Они могут щелкнуть ссылку, чтобы открыть книгу. Откроется веб-браузер, и книга откроется в Excel в Интернете. Если они хотят редактировать в браузере, они могут щелкнуть Редактировать книгу > Редактировать в браузере . Если они хотят открыть его в приложении Excel, они могут щелкнуть Изменить книгу > Изменить в Excel .

Совет: Если они используют последнюю версию Excel 2016 для подписчиков Microsoft 365, они могут открыть файл прямо в приложении Excel.Они могут щелкнуть Файл > Открыть ... > Общий доступ , а затем выбрать файл, к которому предоставлен общий доступ другим пользователям.

Более одного человека могут редактировать книгу одновременно. Это называется совместным редактированием. Однако всем потребуется версия приложения Excel, поддерживающая совместное редактирование. В настоящее время версии Excel для Android, Excel для iOS, Excel Mobile и Excel 2016 для Microsoft 365 поддерживают совместное редактирование.Если у них нет поддерживаемой версии, они могут щелкнуть Редактировать книгу > Редактировать в браузере , чтобы отредактировать файл в Excel в Интернете.

.

О функции общей книги

Имейте в виду, что общие книги - это более старый метод совместного использования. Таким образом, при использовании этого метода многие элементы и действия не поддерживаются. В таблице ниже приведен лишь неполный список функций, которые не поддерживаются.

Неподдерживаемые предметы:

Неподдерживаемые действия:

Создание или вставка таблиц

Вставка или удаление блоков ячеек

Добавление или изменение условных форматов

Удаление рабочих листов

Добавление или изменение проверки данных

Объединение ячеек или разделение объединенных ячеек

Создание или изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм

Сортировка или фильтрация по формату

Вставка или изменение картинок или других объектов

Использование инструментов для рисования

Вставка или изменение гиперссылок

Назначение, изменение или удаление паролей

Создание, изменение или просмотр сценариев

Защита или снятие защиты рабочих листов или рабочей книги

Вставка автоматических промежуточных итогов

Группировка или выделение данных

Создание таблиц данных

Написание, запись, изменение, просмотр или назначение макросов

Создание или изменение отчетов сводной таблицы

Изменение или удаление формул массива

Создание или применение слайсеров

Добавление, переименование или удаление карт XML

Создание или изменение спарклайнов

Сопоставление ячеек с элементами XML

Добавление или изменение диалоговых листов Microsoft Excel 4

Использование панели задач «Источник XML», панели инструментов XML или команд XML в меню «Данные»

Использование формы данных для добавления новых данных

Добавление цепочек комментариев

Редактирование или удаление цепочек комментариев

.

Поделиться книгой в Excel в Интернете

Если вы хотите, чтобы другие просматривали вашу книгу Excel в Интернете, но не вносили в нее никаких изменений, вы можете поделиться ею как книгой, доступной только для чтения.

  1. Нажмите Поделиться .

  2. В поле На введите адреса электронной почты людей, с которыми хотите поделиться. Нажмите ENTER между несколькими адресами.

    Совет: Если вы предпочитаете получить ссылку, которую можно вручную вставить в электронное письмо или на веб-страницу, в разделе Поделиться нажмите Получить ссылку . В разделе Выберите вариант , выберите Только просмотр , а затем щелкните Создать ссылку .

  3. Чтобы сделать книгу доступной только для просмотра, щелкните Получатели могут редактировать .

  4. Щелкните стрелку в поле Получатели могут редактировать , выберите Получатели могут только просматривать , а затем щелкните Поделиться .

    Excel в Интернете отправляет ссылку по электронной почте людям, с которыми вы хотите поделиться книгой.

Примечание. Предоставление доступа к книге только для чтения не препятствует загрузке копии книги и внесению изменений в свою копию, но сохраняет исходный файл нетронутым.

.

Что случилось с общими книгами?

Добавить кнопки общей книги на панель быстрого доступа

  1. Щелкните File > Options > Панель быстрого доступа .

  2. Откройте список под Выберите команды из и выберите Все команды .

  3. Прокрутите список вниз, пока не увидите Поделиться книгой (устаревшая версия) .Выберите этот элемент и нажмите Добавить .

  4. Затем прокрутите список, пока не увидите Track Changes (Legacy) . Выберите этот элемент и нажмите Добавить .

  5. Прокрутите список до пункта Protect Sharing (Legacy) . Выберите этот элемент и нажмите Добавить .

  6. Прокрутите список, пока не увидите Сравнить и объединить книги .Выберите этот элемент и нажмите Добавить .

  7. Щелкните ОК .

  8. Теперь в верхней части окна Excel появятся четыре новые кнопки. Каждая кнопка выглядит так:

Вы можете встретить другие статьи, которые ссылаются на эти кнопки на вкладке «Обзор». Но после выполнения описанных выше действий кнопки будут доступны на панели быстрого доступа.

.

Смотрите также